Obowiązki sprawozdawcze fundacji rodzinnej: terminy, ryzyka i jak ich uniknąć

Zbliżają się ustawowe terminy realizacji obowiązków sprawozdawczych fundacji rodzinnych. Ich pominięcie rodzi ryzyko zarówno po stronie samej fundacji, jak i osobiście po stronie członków zarządu. Specyfika fundacji rodzinnych wymaga odrębnego podejścia, ponieważ praktyka znana ze spółek kapitałowych i fundacji „standardowych” jest tu nieadekwatna. Adwokat Maciej Pilarek, kierujący kancelarią PLA.partners, wskazuje, że to obszar, w którym najwięcej problemów wynika z dobrze utrwalonych, lecz błędnych nawyków.

Sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej: zakres obowiązku

Obowiązek sprawozdawczy fundacji rodzinnej ogranicza się do sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia w ustawowo zakreślonych terminach rocznego sprawozdania finansowego. Ustawa o fundacji rodzinnej nie wprowadza obowiązku sporządzania sprawozdania z działalności, znanego np. ze spółek kapitałowych.

W konsekwencji w fundacji rodzinnej bezprzedmiotowe są m.in. uchwały o odstąpieniu od sporządzania sprawozdania z działalności. Taki dokument w ogóle nie jest wymagany przez ustawę.

Czy fundacja rodzinna składa sprawozdanie z działalności

Nie. Fundacja rodzinna nie sporządza i nie składa sprawozdania z działalności. To jedna z najczęściej powtarzanych nieścisłości, wynikająca z mechanicznego stosowania praktyki znanej ze spółek kapitałowych lub fundacji „standardowych”.

W praktyce oznacza to, że:

• nie ma podstawy do podejmowania uchwały o przyjęciu sprawozdania z działalności,
• nie powstaje obowiązek publikacyjny w tym zakresie,
• cały ciężar sprawozdawczy koncentruje się na rocznym sprawozdaniu finansowym i towarzyszącej mu dokumentacji korporacyjnej.

Zignorowanie tej różnicy bywa źródłem nadmiarowej dokumentacji, ale też ryzyka błędu w zakresie ważności podejmowanych uchwał.

Terminy sprawozdawcze fundacji rodzinnej: kalendarz krok po kroku

W ramach realizacji obowiązku sprawozdawczego fundacji rodzinnej obowiązują trzy kluczowe terminy, które układają się w spójny ciąg czynności:

1. Do 31 marca: sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego, podpisanego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz przez członków zarządu zgodnie z zasadami reprezentacji.
2. Do 30 czerwca: zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez Zgromadzenie Beneficjentów.
3. W ciągu 15 dni od zatwierdzenia: złożenie sprawozdania finansowego wraz z uchwałą zatwierdzającą do rejestru fundacji rodzinnych (RFR) oraz, odrębnie, przekazanie sprawozdania finansowego Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej.

Każde przesunięcie wcześniejszego terminu skraca pole manewru w terminach kolejnych. Brak rytmicznego prowadzenia procesu jest najczęstszą przyczyną uchybień.

15-dniowy termin na zgłoszenie sprawozdania do RFR

Termin 15-dniowy biegnie od dnia faktycznego zatwierdzenia sprawozdania finansowego, a nie od 30 czerwca. To istotna różnica, która regularnie generuje opóźnienia.

W praktyce oznacza to, że:

• im wcześniej Zgromadzenie Beneficjentów podejmie uchwałę, tym wcześniej upływa termin na zgłoszenie,
• zatwierdzenie sprawozdania w maju oznacza obowiązek zgłoszenia go znacznie przed końcem czerwca,
• planowanie procesu wyłącznie wokół daty 30 czerwca to typowy błąd, który prowadzi do niezawinionego, ale realnego naruszenia terminu.

Z tego powodu kalendarz sprawozdawczy fundacji powinien być zsynchronizowany między zarządem, biurem rachunkowym oraz osobami odpowiedzialnymi za czynności rejestrowe.

Sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej do Szefa KAS

Obok zgłoszenia sprawozdania finansowego do rejestru fundacji rodzinnych, ustawa nakłada na fundację odrębny obowiązek przekazania sprawozdania finansowego Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej.

To dwie niezależne ścieżki:

• różni adresaci (RFR i Szef KAS),
• różne podstawy prawne,
• ten sam, 15-dniowy termin liczony od zatwierdzenia sprawozdania.

Traktowanie obowiązku wobec Szefa KAS jako „dublującego się” z obowiązkiem rejestrowym jest jednym z najczęstszych i najbardziej kosztownych błędów w sprawozdawczości fundacji rodzinnych.

Skutki niedochowania terminów sprawozdawczych

Niedochowanie obowiązków sprawozdawczych fundacji rodzinnej może rodzić konsekwencje na wielu poziomach:

• ryzyko sankcyjne po stronie fundacji,
• osobista odpowiedzialność członków zarządu,
• komplikacje w bieżącym funkcjonowaniu fundacji w relacjach z bankami, kontrahentami i organami administracji,
• utrudnienia w czynnościach majątkowych i korporacyjnych wymagających aktualnych danych w RFR.

Skala potencjalnych skutków rośnie wraz z wartością majątku zarządzanego przez fundację oraz złożonością jej struktury.

Najczęstsze błędy w sprawozdawczości fundacji rodzinnej

Doświadczenie pokazuje, że problemy koncentrują się w trzech obszarach:

• niewłaściwe przygotowanie dokumentacji korporacyjnej towarzyszącej zatwierdzeniu sprawozdania, w tym uchwał, protokołów, listy obecności i dokumentów zwołania zgromadzenia,
• przekroczenie 15-dniowego terminu na zgłoszenie do RFR, zwykle dlatego, że uchwała o zatwierdzeniu została podjęta wcześniej, niż zakładał kalendarz osób odpowiedzialnych za zgłoszenie,
• pominięcie obowiązku przekazania sprawozdania finansowego Szefowi KAS, mylnie traktowanego jako tożsamy z obowiązkiem rejestrowym.

Każdy z tych błędów jest możliwy do wyeliminowania dzięki uporządkowanej procedurze sprawozdawczej i wcześniejszemu przygotowaniu dokumentów.

Co zrobić teraz: rekomendacje

Najskuteczniejsze działanie obejmuje cztery kroki:

1. Ustalenie wewnętrznego kalendarza sprawozdawczego fundacji, zsynchronizowanego z biurem rachunkowym i zarządem.
2. Wcześniejsze przygotowanie dokumentacji korporacyjnej związanej z zatwierdzeniem sprawozdania (uchwały, protokoły, dokumenty zwołania).
3. Zaplanowanie zgłoszenia do rejestru fundacji rodzinnych z uwzględnieniem 15-dniowego terminu liczonego od zatwierdzenia, a nie od 30 czerwca.
4. Niezależne zaplanowanie przekazania sprawozdania finansowego Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej.

Kancelaria PLA.partners, pod kierunkiem adwokata Macieja Pilarka, prowadzi kompleksową obsługę obowiązków sprawozdawczych fundacji rodzinnych: od przygotowania dokumentacji korporacyjnej, przez zgłoszenia do RFR, po przekazanie sprawozdania Szefowi KAS oraz weryfikację dotychczasowej praktyki sprawozdawczej pod kątem zgodności z ustawą o fundacji rodzinnej.

Skontaktuj się z kancelarią PLA.partners

Potrzebujesz wsparcia prawnego lub indywidualnej analizy Twojej sprawy? Wejdź na PLA.partners i skontaktuj się z naszym zespołem, pomożemy ocenić sytuację i zaproponujemy konkretne rozwiązania.